二次会当日前チェックリスト

このページの位置づけ

会場を決める前の確認事項は別のページにまとめています。ここでは、会場と日程が確定したあと、一週間前から当日の朝までに何をするかを時系列で並べます。準備の最後の一週間は、決めることより「揃えること」「確認すること」が中心になります。

担当ごとに見る場所が違うので、印刷して幹事全員に配り、終わった項目に線を引いていく使い方を想定しています。

一週間前

この時点で参加人数はほぼ確定しています。会場へ最終人数を伝え、それに伴って変わる金額を確認します。

• 会場へ最終人数を連絡し、金額の変更を確認する
• 進行台本を完成させ、幹事全員と会場へ共有する
• 司会の読み原稿を作る（乾杯・あいさつを頼む人の名前と肩書を確認）
• ゲーム・余興のルールを確定し、必要な景品と備品を確定する
• 景品を購入する（大きいものは会場へ直送できるか確認）
• 上映データを完成させ、再生形式とファイルサイズを会場へ伝える
• 参加者へ最終案内を送る（会場の住所、地図、受付時間、会費、開始時刻）

三日前

買い出しと機材の確認をこの時点で終えておくと、前日に余裕が生まれます。

• 受付の備品を揃える（名簿の印刷、封筒、釣り銭箱、筆記具、電卓、養生テープ）
• 釣り銭を用意する（千円札を人数の三割分を目安に）
• 上映データをUSBとクラウドの両方に保存する
• 変換アダプタ、延長コード、電池の予備を用意する
• 幹事の担当と当日の集合時刻を再確認する
• 天気予報を確認し、雨天時の移動経路を決める

前日

前日は新しいことを始めず、確認と荷造りに徹します。

• 持ち物を担当ごとに袋へ分けて詰める
• 機材を実際に接続してみる（パソコンと変換アダプタ、音源の再生）
• 当日欠席・遅刻の連絡を集約し、名簿に反映する
• 会場担当者の連絡先と、幹事全員の連絡先を一枚の紙に印刷する
• 新郎新婦へ当日の集合時刻と持ち物を再確認する
• 早めに寝る（当日は設営から精算まで長時間の拘束になります）

当日の朝

朝の段階で確認しておくと、会場入りしてから慌てずに済みます。

• 最終参加人数を幹事全員で共有する
• 現金（釣り銭・立て替え用）を持ったか確認する
• 上映データの入ったUSBを持ったか確認する
• 会場への移動時間を確認する（当日の交通状況を含む)
• 披露宴に出席する幹事は、二次会の荷物を誰が運ぶか決めておく

終了後にやること

終わったあとにも作業が残ります。ここを決めておかないと、片付けが一人に集中します。

• 忘れ物の確認（会場全体を一周する）
• 会場への精算と、領収書の受け取り
• 集金額と支払額の突き合わせ、立て替え分の精算
• 景品や備品の持ち帰り、または預かりの依頼
• 撮影データの受け取り方法を撮影担当と確認する
• 新郎新婦とゲストへのお礼の連絡

関連ページ

二次会当日前チェックリストを検討する過程で、あわせて見ておくと判断がしやすくなるページです。

直前に会場へ確認しておくこと

一週間前から当日までの間に、会場と最終確認しておく項目です。

• 最終人数と、それに伴う金額の変更
• 当日の会場入りが可能な時刻
• 当日の会場担当者の名前と連絡先
• 支払い方法（当日現金か、後日振込か、カード可か）
• 荷物や景品を事前に送ってよいか、いつ届けばよいか
• 忘れ物が出た場合、いつまで預かってもらえるか

当日の設営で最初にやること

会場に入ったら、受付の設営、機材の接続確認、景品と備品の配置の三つを最初に済ませます。特に機材の接続は、問題が出たときに解決の時間が要るため、最優先で試してください。

設営が終わったら、幹事全員で台本を読み合わせ、合図の確認をします。会場スタッフにも同席してもらえると、当日の連携がとりやすくなります。