二次会会場を決める前のチェックリスト

チェックリストを段階で分ける理由

二次会の準備で抜けが出るのは、確認すべき項目が多いからではなく、確認する順番が決まっていないからです。契約前に確認すべきこと、契約時に書面で残すこと、一か月前に固めること、前日に持ち物として揃えることを分けておくと、判断のやり直しが減ります。

特に契約前の確認を飛ばすと、後から変更できない条件（貸切の範囲、最低保証、キャンセル規定）に縛られます。以下は、そのまま印刷して幹事間で共有できるように項目を並べています。

契約前に確認する（ここを飛ばすと後で戻れない）

会場を仮押さえする前に、次の項目を確認します。ここで条件が合わない会場は、他がどれだけ良くても候補から外して構いません。

• 貸切の範囲（完全貸切か、フロアの一部か、他の客と共用か）
• 収容人数（着席で何人、立食で何人。最少人数の下限もあるか）
• 最低保証（金額か人数か。人数確定の期限はいつか）
• キャンセル規定（何日前から何％か。日付に置き換えてメモする）
• 利用できる時間（会場に入れる時刻、飲食の時間、退出時刻）
• 駅からの徒歩分数と、披露宴会場からの移動時間
• マイク、スピーカー、プロジェクターの有無と料金
• 受付スペース、クローク、控室が使えるか
• 持ち込み（ケーキ、飲み物、装飾、景品、機材）の可否と持ち込み料

契約時に書面で残す

口頭の説明は後から確認できません。次の項目は、見積書、契約書、またはメールの本文として残しておきます。担当者の名前と連絡先も一緒に控えておくと、当日のトラブル対応が早くなります。

• 総額と一人あたりの金額（サービス料・消費税を含めた金額）
• 見積もりに含まれるものと、含まれない追加料金の一覧
• 人数確定日と、その後の増減の扱い
• 延長料金の単位と、当日に延長できるかどうか
• 支払い方法とタイミング（事前振込か当日現金か、カード可否）
• 設備の利用料と、操作をスタッフが行うかどうか
• 装飾で使ってよいもの・使えないもの（テープ、画鋲、火気）

一か月前に固める

この時期は、会場との条件よりも、当日の中身を決める段階です。進行が決まると、必要な備品と担当が自動的に決まります。

• 参加者リストの確定と、会費の連絡（金額・受付時間・場所）
• タイムテーブル（幹事集合、受付開始、開宴、乾杯、余興、締め、撤収）
• 司会の担当決めと、進行台本の作成
• ゲーム・余興の内容と、必要な景品・機材
• 映像を使う場合は、上映データの形式と接続方法の確認
• 撮影担当（友人か依頼か）と、撮りたい場面の共有
• 受付・会計・景品・音響の担当割り当て

前日に揃える持ち物

当日の朝に慌てないよう、前日までに一か所へまとめておきます。担当ごとに袋を分けると、会場で配りやすくなります。

• 釣り銭（千円札を多めに）、集金用の封筒や箱、電卓
• 参加者名簿（印刷したもの）、筆記具、養生テープ
• 受付サイン、席次表やくじ、名札
• 景品と、景品を入れる袋
• 上映データ（USBとクラウドの二重に用意）、変換アダプタ、延長コード
• 進行台本の予備、会場担当者の連絡先を書いた紙
• ゴミ袋、予備の電池、モバイルバッテリー

当日の朝に最後の確認

会場へ向かう前に、開始時刻、集合時刻、当日の連絡先、参加人数の最終数を幹事全員で共有します。人数が前日から変わった場合は、会場へ連絡できる時間帯かどうかも確認してください。

料金、空き状況、設備の条件は日程や人数によって変わります。このページは確認項目の整理であり、最終判断は公式サイトまたは会場への直接確認を前提にしてください。

主要ページ

人数別の二次会会場選び

二次会会場を決める前のチェックリストを考えるときも、人数が変われば向く会場も受付の体制も変わります。想定している規模に近いページから確認してください。

設備別の二次会会場選び

二次会会場を決める前のチェックリストに関連して、当日やりたいことが決まっているなら、必要な設備から会場を見ていく方法もあります。

関連サービス

二次会会場を決める前のチェックリストを進めるなかで、写真、動画、ブーケが必要になった場合の参照先です。必要なときだけご確認ください。