二次会受付で準備すること

受付で同時に起きること

受付では、①会費の受け取り、②名簿へのチェック、③席番号やくじの配布、④上着や荷物の預かり、⑤遅れて来る人への案内、が同時に発生します。これを一人でこなそうとすると、一人あたり30秒かかっても50人で25分。開宴に間に合いません。

解決策は単純で、作業を分けて人を並べることです。会費を受け取る人、名簿を確認して配布物を渡す人を分けるだけで、処理速度はおおむね倍になります。

名簿の作り方

名簿は五十音順に並べ、印刷して持って行きます。当日はスマートフォンの画面より紙のほうが速く、複数人で同時に見られます。列は、名前、ふりがな、会費区分（男女で分ける場合）、受領チェック、備考の五つあれば足ります。

備考欄には、遅れて来ると連絡があった人、当日欠席の連絡があった人、会費を事前に受け取っている人を書いておきます。当日の飛び入り参加に備えて、空欄の行を数行足しておくと書き足せます。

会費と釣り銭の扱い

会費を千円単位にしておくと、釣り銭のやりとりがほぼ発生しません。それでも一万円札を出す人がいるため、千円札を用意しておきます。人数の三割程度が一万円札を出すと想定して、千円札をその分揃えておくと安心です。

受け取った現金は、受付の箱に入れっぱなしにせず、区切りのよいところで封筒へ移して幹事の代表が保管します。金額は、受付が終わった時点で一度数えて名簿の人数と合わせます。ここで合わせておかないと、後の精算で原因が追えなくなります。

受付の配置と時間

受付開始は開宴の30分前が目安です。披露宴から続けて来るゲストは時間が読みにくいため、早めに開けて分散させます。机は二台あると、会費と名簿を分けて置けます。暗い場所では名簿が読めないので、照明があるか、なければ小さなライトを用意します。

列がどこへ伸びるかも見ておきます。共用の廊下やエレベーター前に伸びる場合は、受付を二列にする、案内係を一人立てて列を折り返させる、といった対策を先に決めておきます。

遅れて来る人・当日欠席への対応

開宴後に来るゲストのために、受付をたたむタイミングを決めておきます。開宴後は幹事の一人が名簿を持ち、入口に近い席に座って対応する形が現実的です。「遅れる人はこの人に声をかける」と決めておけば、司会や他の担当が中断されません。

当日欠席が出た場合、会費を受け取るかどうかは事前に方針を決めておきます。会場への支払いは発生しているため、幹事の中で判断が割れると気まずくなります。

終了後の精算

終了後は、集金額、会場への支払額、立て替え分を突き合わせます。レシートは当日中に集め、誰がいくら立て替えたかを一覧にします。現金を扱った担当を一人に決めておくと、数え直しが必要になったときに責任の所在がはっきりします。

会場の支払い方法（当日現金か、事前振込か、カード可か）は会場により異なります。最新情報は公式サイトまたは会場へ直接確認してください。

関連ページ

二次会受付で準備することを検討する過程で、あわせて見ておくと判断がしやすくなるページです。

受付について会場へ確認すること

受付の運用は会場の条件で決まります。次の項目を確認してください。

• 受付に使える場所があるか、机と椅子を借りられるか
• その場所に照明と電源があるか
• 列がどこへ伸びるか、共用部分を使ってよいか
• クロークがあるか、荷物置き場をどこにするか
• 会場スタッフが案内を手伝ってくれるか
• 会場への支払いを当日行うか（現金が必要か）

受付予定の場所に実際に立ってみる

下見では、受付を置く予定の位置に立ち、そこから入口が見えるか、ゲストが迷わず来られるかを確認します。案内の紙を貼れる壁や、看板を置ける床のスペースがあるかも見ておきます。

受付の条件は会場により異なります。最新情報は公式サイトまたは会場へ直接確認してください。